5 tips voor effectiever timemanagement!

1. Start bij het begin – en noteer nauwkeurig waar jij zoal tijd aan spendeert

Start met het in kaart brengen van een typische werkdag. Doe dit op de manier waarop jij dit het meest duidelijk vindt: in een planningstool, in een word document of zelfs gewoon op een post-it. Wees niet bang om gedetailleerd te werk te gaan – zelfs die 5 minuten dat ene mailtje beantwoorden, moet vermeld worden. Op deze manier heb je een uitgebreide lijst om verder op te werken.

2. Leer bij – en stel vast waar jij het meeste tijd aan verspilt

Ga met een kritisch oog door je notities en ga op zoek naar zaken die – naar jouw gevoel – toch eerder tegen tijdverspilling aanleunen of dagelijks meer minuten inpikken dat je eigenlijk dacht. Zijn er bijvoorbeeld veel gaten? Dan wil dat zeggen dat je regelmatig afgeleid bent. Spendeer je veel tijd aan mailen? Dan moet je hier simpelweg meer tijd voor uitrekenen op dagelijkse basis. Zit je voortdurend in meeting? Dan moet je ook hier weer je werk op afstellen. Duid in een felle kleur aan waar, volgens jou, aan gewerkt kan en moet worden.

3. Trek je conclusies – en stel een realistische planning op

Haal je learnings van de vorige stap erbij en trek hier je conclusies uit. Want wanneer je duidelijk kan zien waar al die tijd naartoe ‘verdwijnt’, dan kan je hier immers proactief op inspelen! Plan bijvoorbeeld elke dag een bepaald tijdsslot in om mails te beantwoorden. Spendeer je hier soms toch weer minder tijd aan? Dan heb je vanaf nu tijd ‘over’ om proactief te werk te gaan!

4. Organiseer je werkplek – en ruim je bureau op

Heb je opgemerkt dat er heel wat minuten wegtikken in wegdromen, rechtstaan, terugkomen, koffie maken, babbeltje doen, enzovoort? Dan kan dat misschien weleens liggen aan een onordelijk bureau! Want hoe kan je van je brein verwachten om geconcentreerd en ordelijk te werk te gaan – als het voortdurend afgeleid wordt door al die interessante dingen in je omgeving? Zorg daarom voor een ordelijk bureau waar alles op zijn plaats ligt – zonder al te veel spulletjes die daar eigenlijk niet thuishoren. Je zal zien: deze nieuwe netheid zal voor een heel nieuw soort rust in je hoofd zorgen!

5. Gun jezelf wat speling – en ga onnodige stress tegen

Tegen stap 5 weet jij (hopelijk) al waar de pijnpunten in je planning liggen. Je weet waar je het meeste tijd aan spendeert en moet spenderen – en hoeveel werk je gedaan kan krijgen op een standaard werkdag. Vergeet vooral niet om voldoende pauze in te lassen – en zorg hier en daar voor 10 minuutjes zalig nietsdoen. Heerlijk om even te bekomen – maar ook handig voor in iets drukkere periodes: deze ‘vrije’ tijd kan je dan gebruiken als extra werktijd.

Zo! Nu weet jij waar te beginnen om dat effectief en productief timemanagement volledig onder de knie te krijgen. Heb jij nog tips? Laat het ons zeker weten!